Наверняка в своей работе вам приходилось сталкиваться с заполнением грамот, дипломов, сертификатов и других подобных документов. А иногда их нужно не только заполнить, но разослать по электронной почте участникам мероприятия.

Работа долгая (особенно, если участников много) и не самая интересная. А можно как-то ускорить и автоматизировать этот процесс? Как выяснилось, можно!

Нам на помощь придёт бесплатное расширение AutoCrat. Это дополнение к таблицам Google, которое, используя данные из них, умеет заполнять шаблоны документов и рассылать по электронной почте. Давайте же его протестируем.

Создаём таблицу

Для начала нам нужна таблица, откуда приложение будет черпать информацию для заполнения бланков.

Открываем Google Диск, выбираем «Создать» — «Google Таблицы» — «Создать пустую таблицу».

Теперь заполняем её, озаглавливая каждый столбец. В таблице могут быть, например, столбцы «Фамилия Имя», «Учреждение», «Номер» (сертификата), «Почта» (для рассылки). Кстати, в строчки таблицы можно добавлять изображения. Только для этого они должны быть где-то опубликованы в Сети (Google Диск не считается). Для вставки изображения добавляем в нужную строку таблицы ссылку на него.

Количество столбцов с данными и список участников может быть любым. Я «на пробу» составила такой.

Создаём шаблон

Теперь нужно создать шаблон грамоты или сертификата, который мы будем отправлять участникам мероприятия. Делается это или в Google Документе, или в Google Презентации. Для сертификатов хорошо подойдёт презентация. С ней и попробуем.

Для начала меняем размер слайда: Файл — Настройка страницы — Размер Другой — 21 на 29.7 или 29.7 на 21. Это размер формата А4 с вертикальным или горизонтальным расположением.

Вставляем на слайд отсканированный или найденный в Сети шаблон. Можно и самому оформить такой документ прямо на слайде.

Добавляем необходимый текст, подписи и печати. И самое главное — добавляем на бланк участки, куда будут вставляться данные из таблицы. Называться эти участки должны так же, как и столбцы в таблице. Регистр важен. В нашем примере это <<Фамилия имя>>, <<Учреждение>>, <<Номер>> . Названия заключаются в особые кавычки, чтобы сервис без труда нашёл то место, куда нужно вставить информацию. Кавычки такие: <<название столбца>>.

Работаем с приложением

Осталось самое интересное — будем создавать сертификаты с помощью приложения. Для начала возвращаемся назад в Таблицу Google и устанавливаем AutoCrat: открываем «Расширения» — «Дополнения» — «Установить дополнения» и в окне поиска набираем Autocrat и затем «Установить».

Запускаем в Google Таблице приложение Autocrat (Расширение — Autocrat — Launch).

Запускаем процесс слияния двух документов (таблицы и презентации) нажатием клавиши «New Job».

Называем проект любым именем и нажимаем «Save». 

Почему-то появляется сообщение об ошибке, но его игнорируем — нажимаем «ОК». И переходим к слиянию.

Нажимаем на кнопку «From drive», чтобы выбрать наш шаблон сертификата для заполнения (тот самый, который мы создали раньше в Google Презентации). Находим его в списке файлов на своём Google Диске и нажимаем «Select». Если всё сделать правильно, название шаблона появится на экране. Нажимаем «Save» или «Next» и переходим к следующему шагу.

Первым делом выбираем название листа в таблице, откуда берем данные (выставляем «Лист 1» в графе «Merge tab»). Проверяем, чтобы поля в шаблоне и поля таблицы полностью совпадали. Нажимаем «Save» или «Next».

Теперь настроим название будущих файлов (именных сертификатов). В названии можно использовать данные из нашей таблицы: <<Фамилия имя>>. Выбираем тип файла (PDF или Google Slides), а также способ форматирования документов: сертификаты будут сохраняться как отдельные файлы или в одном общем файле. Нажимаем «Next».

Выбираем папку, где будут храниться полученные сертификаты (папку лучше заранее создать на Google Диске). По умолчанию файлы сохраняются сразу на Диск. Нажимаем «Next».

Шестой и седьмой шаг в нашем алгоритме — необязательные, поэтому просто «пролистываем» их нажатием клавиши «Next». Шестой шаг — это создание динамических папок, а седьмой — настраивание слияния строк таблицы.

Доходим до восьмого шага. Здесь мы устанавливаем, будет ли файл доступен другим пользователям и отправлен им на почту.

Пролистав карточку ниже, можно настроить текст письма, к которому будет прикреплён сертификат.

В поле «To» проставляем название столбца с адресом электронной почты, заключив его в кавычки: <<Почта>>. Имя участника в тексте письма тоже можно взять из таблицы: <<Фамилия имя>>. Снова нажимаем «Next».

И вот последний этап: настраиваем параметры, при которых приложение будет запускаться.

Параметр “Запуск после добавлении новой строки” удобно использовать, если таблицу заполняют через Google Форму.

“Запуск по времени” удобно использовать если, например, таблицу заполняют в течение дня, а вечером данные рассылаются.

Мы же не станем включать эти параметры, а просто запустим приложение вручную. Поэтому нажимаем кнопку «Save».

После всех манипуляций появится окно, в котором можно запустить приложение.

После работы AutoCrat таблица поменяет свой вид: в ней появятся ссылки на сертификаты участников и информация об успешной рассылке.

Все сертификаты будут собраны в одной папке.

Так будет выглядеть готовый сертификат.

А такое письмо получат участники.