А вы знаете, что такое «таск-менеджер»? Это такой сервис, который умеет создавать задачи и контролировать их выполнение.

У него есть удобные инструменты для организации проекта и общения сотрудников, работающих над проектом. 

Яркий пример такого онлайн-сервиса — Asana. О нём сегодня и пойдёт речь.

Бесплатные возможности

И сразу о бесплатном тарифе.

Basic (бесплатно навсегда) – это тариф с базовым функционалом. Рассчитан на команды до 15 человек. Включает функции создания проектов-задач-подзадач, позволяет устанавливать сроки, просматривать календарь, добавлять комментарии к задачам и загружать файлы весом до 100 Mb.

Мне кажется, весьма неплохие возможности. А вам?

Регистрация

Открываем главную страницу, нажимаем на кнопку «Начать работу»

Система запросит адрес электронной почты, на который будет направлено письмо с подтверждением регистрации. 

Переходим по ссылке и заполняем поля в форме регистрации: указываем имя и фамилию, пароль для входа в систему.

Придётся ответить ещё на несколько вопросов: в какой команде вы работаете (сфера бизнеса) и какое название будет у вашего проекта.

Тут же система предлагает составить список из трёх задач, которые будут решаться в этом проекте. Чуть позже количество задач можно будет увеличить, а сейчас достаточно трёх.

Выбираем вариант представления проекта: список, доска, временная шкала, календарь.

И ещё один шаг — приглашаем сразу же соавторов к работе над проектом. Им по электронной почте придёт письмо с приглашением присоединиться к проекту.

Настройки проекта

По умолчанию все добавленные задачи будут находиться в разделе «К исполнению». Остальные разделы называются «В процессе» и «Готово». «Мышью» задачи можно перемещать из одного раздела в другой. Напротив каждой задачи — несколько позиций: «Исполнитель», «Срок выполнения», «Приоритет» (высокий, низкий, средний) и «Статус» (по плану, отстаёт, под угрозой). 

Щёлкнув в эти поля, можно редактировать позиции, выбирая исполнителей и приглашая их по электронной почте, устанавливая сроки по календарю, выбирая статус и приоритет каждой задачи.

Для опций «Статус» и «Приоритет» можно установить свои параметры, щёлкнув в нужное поле и нажав на кнопку «Изменить параметры».

Чтобы добавить новый раздел с задачами, нажимаем на одноимённую кнопку внизу. Задачи добавляются нажатием на кнопку «Добавить задачу».

Как отредактировать задачу? Выбираем её из списка и нажимаем на всплывающую надпись «Сведения». Справа открывается окно для редактирования задачи.

Здесь указано название задачи, исполнитель (можно ввести электронную почту и пригласить сотрудника к работе с помощью автоматически отправленного письма из системы), дедлайн, описание.

В описание задачи можно добавить не только текст или гиперссылку (значок с изображением цепочки). Можно подключить веб-камеру и записать видеопояснение. Чтобы сотрудник, работающий над задачей увидел описание, то его можно упомянуть, выбрав перед упоминанием символ @.

В самом низу есть поле для внесения комментариев, вопросов, прикрепления файлов (Задать вопрос или опубликовать информацию). В качестве комментария можно записать видео, добавить эмодзи или знак признательности (значок со звездочкой «включает» единорогов и прочие анимашки). Для упоминания соавтора нажимаем на символ @.

В самом верху блока есть дополнительные настройки:

  • поставить «лайк» задаче
  • прикрепить файл (с компьютера, Dropbox, Google Drive, Box, One Drive/Share Point) — значок со «скрепкой»;
  • создать подзадачу;
  • скопировать ссылку на задачу (значок с «цепочкой»).

Под многоточием скрыты ещё несколько опций (на весь экран, добавить задачу в другой проект, добавить теги, сделать дубль задачи, распечатать, удалить, преобразовать в шаблон, объединить одинаковые задачи, создать дополнительную задачу и т.д.). Справа указаны горячие клавиши для некоторых функций.

Когда редактирование задачи будет завершено, нажимаем на  стрелку вправо, чтобы сохранить изменения (Закрыть сведения).

Немного об интерфейсе

Рабочее пространство состоит из нескольких частей. 

На боковой панели находятся кнопки для перехода на домашнюю страницу (Главная), вкладки «Мои задачи», «Входящие» (уведомления об изменениях в работе над проектом и новых сообщениях), «Отчёты», «Портфели» (платная опция, отслеживает участние соавторов в разных проектах), «Цели» (для постановки глобальных целей работы компании).

Чуть ниже — кнопки «Пригласить людей» и «Пригласить коллег по группе».

На горизонтальной панели — окно для поиска (позволяет искать задачи, проекты, диалоги, теги, сотрудников), кнопка «Поделиться» (приглашение новых участников в проект по электронной почте),  знак «+» (кнопка для быстрого создания задачи, проекта, диалога, команды, приглашения сотрудников), информация о модернизации (изменение тарифного плана) и значок профиля (доступ к переключению между личным рабочим пространством и организацией, здесь же задаются настройки обоих пространств).

Если открыть проект и нажать на значок  со стрелкой (рядом с названием проекта), то откроется несколько основных опций:

  • Изменить сведения о проекте.
  • Задать цвет и значок проекта.
  • Копировать ссылку на проект.
  • Сохранить компановку по умолчанию (сохранение макета проекта).
  • Дублировать проект.
  • Сохранить как шаблон.
  • Импорт (добавление задачи через CSV, электронную почту, формы).
  • Экспорт и печать (экспорт проекта/задач в формате CSV, JSON, распечатка проекта в PDF).
  • Добавить проект в архив.
  • Удалить проект.

Нажимая на звездочку, мы добавим проект в избранное. При наведении на «i» получаем основные сведения по проекту. Нажав на надпись «Установить статус», выбираем подходящий статус для проекта (по плану, отстаёт, под угрозой или свой вариант).

Ниже под названием проекта расположены типы его отображения:

  • Обзор (роли, цели и стус проекта).
  • Список (в виде списка).
  • Доска (в форме канбан-доски).
  • Хронология (в виде ленты времени со сроками выполнения задач).
  • Календарь (в формате календаря, отображает задачи с заданными сроками).
  • Рабочий процесс (формы, в которых указываются имя и адрес электронной почты, с их помощью собирается информация от сотрудников путём ответов на поставленные вопросы).
  • Панель мониторинга (данные по состоянию и графику выполнения).
  • Сообщения (обсуждение проекта с другими пользователями).
  • Файлы (показывает задачи с вложениями).

И напоследок. Как Asana делает работу команды веселее и продуктивнее?

Есть несколько «летающих» картинок, которые появляются после выполнения задачи – феникс, единорог, йети, нарвал. Настройки задаются в профиле вашего аккаунта и будут использоваться только для него. Чтобы выполнить эту весёлую настройку, заходим с профиль, выбираем «Мои настройки» и в разделе «Интерфейс» ставим галочку напротив позиции «Время от времени показывать награды при завершении задачи».

Остаётся добавить, что у сервиса есть мобильные приложения для iOS и для Android.

В общем, пользователи ставят жирный «плюс» Asana за дружелюбный и интуитивно понятный интерфейс. Несмотря на обширный функционал, экран не перегружен кнопками, а все нужные функции и элементы легко найти. И главное — сервис русифицирован.